Електронских докумената између организација: како то функционише?

управљање Електронски документ (ЕДМ) - брз начин да размењују информације засноване на коришћењу електронских докумената са виртуелним потписа. Он је одавно препозната у развијеним земљама света као ефикасно средство за оперативно пословање.

срце

Електронских докумената између организација - скуп поступака за креирање, обраду, администрација, трансфер, стицање, одржавање, коришћење и уништавање докумената. Сви ови процеси су обавити након провере интегритета и потврду о пријему докумената.

Правила документа промет између правних лица врши се уз сагласност странака. Размјена информација се врши путем телекомуникационих објеката и докумената који се налазе на електронским медијима. Рок употребе рачуноводствених информација не би требало да прелази оно што је постављен на законодавном нивоу.

Организације могу да комуницирају једни са другима формалним и неформалним докумената са потписима учесника. У пословном сектору ово може укључити: фактуре, уговоре, рачуне, уговоре, споразуме, наредбе, обавјештења, пуномоћја итд Информације се могу преносити у облику текста, табеларно и графички фајлова.

Сврха увођења ЕДИ

Предуслов за увођење ЕДИ може бити:

• смањење рутинског посла;
• смањење губитка докумената;
• "Провидна" рад са документима;
• повећати дисциплину перформансе - обелодањивање докумената у одређеном времену, итд ...

Међу квантитативних циљева могу идентификовати на следећи начин:

• Смањење времена за обраду тог документа 10 пута.
• Смањење трошкова канцеларија на пола.

Електронских докумената између организација: како то ради

У складу са домаћим законом, електронски документи између организација се врши уз сагласност обе стране. За размену података, неопходно је да су сви учесници повезани са опремом оператора. Даље, корисник треба да пошаље захтев за додавање на листу клијената. Након учесници потврда система могу да комуницирају.

ЕДИ модул ће морати да обавља следеће функције:

• Позови уговорне стране за размену података.
• Генерише адресар.
• Интеграција са рачуноводственом софтвера као што 1Ц.
• Пријава и шифрирање докумената.
• Структура преписка.
• Прати статус слова.

Електронски документ између организација обавља коришћењем сертификата. Повезивање на сервер и аутентификацију се обавља кроз лични дигитални сертификат. Електронски потпис се издаје за сваког корисника система, који се налазе на електронским медијима заштићеним и Токен ПИН кода. Корисник мора да унесе своју шифру за пријаву на личном кабинете. Тек након тога ће добити приступ својим документима.

Покрене процес размјене може било који члан организације, повезан са системом. Пре него што пошаљете документ другој страни, мора бити потписан са електронским потписом. Ова операција се изводи помоћу "Црипто" програма. Овај документ се шаље путем ЕДИ. извођач радник добија обавештење о новом документу. Ако га прихвати, он је такође ставља ЕДС. Ако желите да се промене у документу, то ствара своју нову електронску верзију. По завршетку монтаже желите да сачувате све промене помоћу електронског потписа. Овај документ је затим упућен промена у страном. Где је потребно да се електронске информације подударање.

Ако желите да поново направите промене, онда је цео поступак се понавља. Ако није присутан тврди да новој верзији, документ се поштују. Коначан узорак се сматра да буде потписан од стране два електронским потписом. верзије Овај документ чува на серверу и доступни су за гледање. Када узорак је дат статус струје, да измени документ неће радити. Фрустрирани уговори с обзиром на статус "Отказан". Ево како да електронских докумената између организација.

опрема

Оно што је потребно за електронске документе између организација? Прво, морате да изаберете провајдера сервиса и да инсталирате посебан софтвер за размену информација. Друго, са сваким страном са којом је организација намерава да спроведе мејлове, морате да потпишете "Споразум о размени електронских докумената."

Такође је неопходно да се успостави ЕДИ сервер на ком се складишти сва документа. То може бити као опреми, и "цлоуд" складиштења. Приступ подацима из изван система кроз апликацију, која је инсталирана на опреми организацији. Компјутер интеракција са сервером се обавља преко ХТТП уз опциони ССЛ шифровање 128. приступ документима се обавља само преко интерфејса апликације и након доношења проверу идентитета.

ОДГ пројекат

аутоматизација процеса пројекат може трајати од неколико месеци до неколико година. Термин директно зависи од броја процеса који треба аутоматизације, ресурсе и финансијске капацитете организације. КРАТАК склоп имплементацију ОДГ као што следи:

• Формирање радне групе.
• Формирање циљева, рокова и буџета.
• Студија постојећих процеса.
• Развити посао.
• Вироб ЕДИ систем.
• Потписивање споразума о имплементацији СЕД.
• Усвајање прописа.
• Пуњење система директоријума.
• обуку особља.
• Обављање прелиминарне тестове.
• Публикација о спровођењу СЕД реда.
• Даљи развој софтвера и радних правила.
• Покретање пилот пројекта.
• Фулл-сцале транзиције ка ЕДИ.

имплементације ЕДИ грешке

У процесу аутоматизације докумената треба посветити посебну пажњу процесима у којима закон предвиђа присуство папира носач. Дупликат папирни документи у електронском је немогуће. Ово значајно успорава процес рада и изазвати негативан став према аутоматизације у читавом процесу. За реализацију двојног рада нико плаћа.

У процесу имплементације нових прописа треба развити да раде са документима, обуку особља, а тек онда ангажују у пуној имплементацији. Ово се може постићи само ако се пренесе на запослене предности коришћења нових технологија.

Још једна популарна заблуда - сиромашни студија на сед захтевима. Ако корисници морају да раде у један неконфигурираног систем, онда се процес ЕДИ разликује од оног који је усвојен у организацији.

Електронских докумената између организација: за и против

prednosti:

• Смањење проследи оригиналне документе за трошкове поште.
• Уштеде простора за складиштење докумената. То је све чувају у електронском облику.
• Једноставан за употребу. Слање документа врши са једне локације. Брзо претраживање документа коју носи статус (послао, примио и прихватио р. Д.).
• Инстант достава. Све информације шаљу до примаоца у неколико секунди.
• Овај документ не може бити изгубљено до истека његовог складиштења у систему.

мане:

• Да бисте користили производ морате да купите лиценцу која кошта.
• Комуницирају често само између учесника у истом систему.
• Електронских докумената између организација у 1Ц или користе било који други софтвер разликује од претходно користили шеме. Са увођењем новог алгоритма, сви запослени имају питања у вези са понашањем пословања.
• Техничка опрема. Пре него што је увођење ЕДИ организације треба да купи опрему и да се припреме особље за управљање нови систем.
• ЕДМ се врши помоћу електронског потписа, који вриједи је 1 година. Неопходно је да се прати и правовремено ажурирати потврде. Такође је потребно да контролише поступке извођача сертификата, да би се избегли проблеми са пореза.

законска регулатива

Шта нормативни акти регулисати електронских докумената између организација? Руски закон укључује савезног закона №63 «о електронском потпису", правила докумената у Савезној Пореске службе су регистровани у налогу Министарства финансија број ММВ-7-2 / 168. Организације ЕДИ између налога на основу финансија № 50Н. Услови коришћења примарне рачуноводствене документације петље у електронској форми прописане у Савезној Пореска служба реда број ММВ-7-6 / 36 @. Сви оператери у процесу активности ЕДМ треба да се руководе по налогу Савезне пореске службе № ММВ-7-6 / 253 @.

"СБИС"

Електронских докумената између организација "ВЛСИ" даје клијентима следеће предности:

• Можете слати документе у било којој организацији која је регистрована на територији Руске Федерације. Ако другата није страна у систему "ВЛСИ", запослени једноставно контакт са представником организације и да ће га послати на е-маил позив да учествују у систему. Одмах након потврде размена информација између учесника ће се вршити без посредника.
• Инсталирање софтвера на рачунару није неопходно. Довољно да има актуелну верзију свог претраживача и приступ интернету.
• За рад са подацима не треба посебан програм. Ако је извештај првобитно припремљен у софтвером, као што 1Ц, могуће је подесити интеграцију са системом "ВЛСИ".
• Образац документа није постављен. Можете да шаљете текст, табела фајлова, слика и тако даље Д..

СКБ "КОНТУР"

Један од првих програмере у Русији се такође бави набавку опреме, кроз које електронских докумената између организација. "Контура" ДиаДоц развио систем којим се размена електронских докумената. Једна од одлика система је да приступ подацима могу се добити у иностранству. За ту сврху компанија је развила у ромингу тарифа. По жељи, моно приступ подацима преко АПИ.

Шта ти треба?

Да бисте се повезали ЕДИ, компаније морају да купи:

• лиценциран софтвер;
• server;
• унапредити опрему;
• воз особље;
• прилагодити и интегрисати ЕЦМ за употребу са унутрашњим апликацијама.

Такве инвестиције треба да спроведе у циљу повезивања електронске документ између организације? Укључивање у трошковима консултација техничку подршку, и ажурирање софтвера СЕД - друга фаза инвестиције. Ови трошкови ће морати да плати месечно.

закључак

За замену папира на бази Е-маил стигне. То не само да смањује трошкове организације да спроведе процес, али и повећава ефикасност пословања у целини. Да би ЕДИ успешно функционише, потребно је да јасно формулисати циљеве и имплементацију система да правилно подесите опрему.