Пословни процес: анализа пословних процеса. Опис, апликација, резултати

Сваки предузетник мора бар индиректно знати шта је пословни процес. Анализа пословних процеса помаже смањењу трошкова, побољшању профитабилности и на крају повећању профита предузећа. У економској литератури овај концепт се први пут среће у истраживачким радњама 80-их година прошлог вијека. Тада су САД прво размишљале о чињеници да ефикасност целокупне производње зависи од скупа међусобно повезаних акција, названих пословног процеса.

Дефиниције

Пословни процес је комплексан концепт. Развој бизниса зависи од међусобно повезаних операција, процедура и акција. Не можете замислити биљку без снабдевања сировинама, његовом прерадом, радницима за алатне машине и рачуновође. Предузеће је затворени систем који функционише као интегрални организам. Да би се осигурало да све функционише исправно без икаквих штуцања и одлагања, неопходан је главни мозак - искусан менаџер који ће водити анализу и пратити кохерентност акција свих пословних процеса.

Ако погледате са економског становишта, међусобно повезивање свих могућих мера, при чему се обрада екстерних ресурса у крајњи производ за потрошача назива пословни процес. Анализа пословних процеса је процена ефективности одређене акције, операције или догађаја који се односи на производњу.

За шта су они?

Лако је описати пословне процесе. Али највећи проблем реалности је да у било ком предузећу у нашој земљи ретко је могуће пронаћи особу која је заиста заинтересована за побољшање ефикасности различитих производних процеса. Мала и средња предузећа покушавају да користе дуго застареле методе смањења трошкова, док су на Западу већ дуго схватили да успех посла зависи од компетентног ангажованог менаџера који је заинтересован за добијање максималних резултата из свог рада.

Стварање пословних процеса омогућава јасно разумијевање ко је одговоран за коју фазу, коју позицију заузима и шта треба да уради. Овакво структурирање чини производну шему транспарентном и олакшава његово управљање. Доношењем дрво циљева особљу, можете повећати своју мотивацију демонстрирајући да је њихов рад усмерен на заједничке циљеве. Поред тога, организовање бизниса на овај начин ће помоћи у идентификовању додатних трошкова финансијских и временских ресурса.

Како направити

Без обзира да ли је велики посао или мали, приступ креирању детаљног плана је један. Хајде да размотримо конкретан пример. Постоји чврста продаја кауча. Шема пословних процеса је слична дрвету. На главним гранама постављене су главне функције које се одвајају на мање. Дакле, које су главне фазе пословног процеса за продавца?

1. Куповина робе. Ово је први и централни пословни процес. Какве суб-фазе има?

• Анализа добављача.
• Израда уговора са производним погонима.
• Израда уговора са превозним компанијама.

2. Седиште софеа. У овој фази постоје такви моменат:

• Избор собе.
• Изградња или изнајмљивање собе.
• Стварање услова продаје.

3. Процес продаје.

• Запошљавање особља.
• Куповина благајне.
• Стварање атмосфере и дизајна за продају.

4. Маркетинг и рекламирање.

• Постављање рекламне табле.
• Израда визиткартона, брошура, каталога итд.
• Постављање рекламе.

Листа може бити дугачка. Важно је разумјети како стварање пословних процеса. И даље ћемо резултирати неким златним правилима које је пословна организација успјела.

Правило број 1

За сваку посвећену пословну фазу, одговара одређена особа. Укључите их у креирање шема. Ово ће пружити прилику да се процес разуме детаљније, да се интересују запослени и да се повећа мотивација у циљу постизања заједничких циљева. Ово је посебно важно у раним фазама оснивања предузећа. Започињање бизниса је увек повезано са великим потешкоћама, а правовремена поставка циљева за одређене фазе ће дати детаљнији план акције.

Правило број 2

Користите аутоматизоване програме и визуализујте своје шеме. До данас постоји много готова програма који помажу у структурирању информација. Мала и средња предузећа их користе свуда.

Ако радите у групи, узмите плочу или делове папира да све напишете и током ваших мисли извадите дрво ваших процеса. Почните са већим операцијама, сликати их на мање. За велика предузећа, стварање пословних процеса је огроман и мукотрпан посао, који захтијева максималну концентрацију и кохерентност акција свих запослених.

Правило број 3

Формулисање пословних процеса, фокусирање на стратегију фирме, а не на организациону структуру. Иста функција може ићи даље од успостављених одјељења. На пример, приликом испоруке роба од добављача, можете размотрити границу пословног процеса све док роба није изван бизниса, односно кад је постављена на полице и доступна је потрошачу. У овом процесу одједном учествују неколико одељења која су чланови организационе структуре.

Правило број 4

Не прецизирајте план. Ако је схема преоптерећена прекомерним информацијама, то ће довести до опште конфузије и тешког терета одговорног особља. Ако планирате да направите промене у одређеном сегменту, овај део мора бити детаљан, а сви остали треба посматрати само површно, без упада у детаље. Ефикасност пословних процеса подлеже Паретовом закону "20 до 80", када ће 20% детаљних описа донети 80% успеха целе операције.

Правило број 5

Немојте се плашити истине и направити шему засновану на ономе што је заправо. Врло често се појављује ова ситуација. Главни менаџер испитује своје подређене о својим одељењима у циљу изградње дијаграма пословних процеса. Покушавају да кажу како добро раде. Иако је у стварности стварна ситуација далеко од идеала. Али на основу лажних података направиће се нетачна шема, након чега ће се донијети неефикасне одлуке, а сви радови ће ићи у отпад.

Не мешајте концепт "како јесте", "како треба" и "како хоћу да буде". Међутим, лоше је да су пословни процеси дизајнирани управо за побољшање овог стања. Стога је неопходно описати само стварну ситуацију.

Аутоматизација пословних процеса

Веома је тешко пратити све догађаје који се дешавају унутар компаније, посебно ако се ради о великим корпорацијама и синдикатима. Велико пословање је тешко замислити без читавог система аутоматизованих програма који вам омогућавају да анализирате долазеће податке за доношење одлука. Дакле, данас је врло често питање аутоматизације пословних процеса.

У пракси ово значи да постоји посебан рачунарски програм који обрађује све врсте токова информација које подржавају пословни процес. Анализа пословних процеса одвија се у аутономном режиму, а особа се упознаје са добијеним резултатима и доноси одговарајући закључак.

Избор методе анализе

Суочени с питањем како је боље описати пословне процесе аутоматски, домаћи предузетник ће пронаћи многе опције које нису оптимизоване за руско тржиште. Скоро сав предложени софтвер је направљен за западне компаније које имају искуство у оптимизацији производње. Али, након анализе неких података, направили смо нашу листу програма, кроз која се имплементира пословни процес.

1. БЕСТ-5 "Мој бизнис" је софтвер који често користи мала и средња предузећа. Програм је доступан за било који рачунар и веома је једноставан за коришћење. Предност је у томе што може анализирати мале количине података од малих предузећа.
2. Цорпорате Моделер. Често се користи у савременим предузећима, углавном зато што је јефтин. Лако је започети посао са овим програмом, јер је веома згодно направити дијаграме пословних процеса, али се анализа готово не проводи.
3. ИГрафк Ентерприсе Централ. Врло добар канадски развој. Може не само да препознаје и саставља пословне планове, већ и да успешно анализира низ улазних података. У нашој земљи је врло мало дистрибуције, иако је производ врло пристојан.
4. Бусинесс Студио. Најпознатији руски развој. Интегрисан је са осталим МС Оффице производима (Ворд, Екцел, Висио). За домаћег предузетника, ово је оптималан избор за однос цијене и резултата. Одлична анализа пословног процеса. Производња се може успешно оптимизирати захваљујући резултатима добијеним на основу програма.

Технологија изградње пословних процеса

Најчешће данас постоји интеграција аутоматског и ручног начина изградње шеме "Пословни процес". Анализа пословних процеса у овом случају се одвија у две фазе: прва са резултатима добијеним на рачунару, друга - ручно од стране менаџера.

Размотримо два основна приступа изградњи графова и шема. У овом случају, технологија пословних процеса биће изграђена коришћењем таквих метода:

1. ДФД (дијаграм тока података).
2. ВФД (Ворк Флов Диаграм).

Прва ДФД метода укључује цртање дијаграма токова података. Они укључују: детаљан рад процеса, одговорно особље, неопходну документацију. Оваква конструкција даје потпуну слику о активностима фирме, околним улазним и излазним подацима, свим елементима производног процеса и односима између њих. Овај приступ вам омогућава да идентификујете слободне (непотребне) пословне процесе који смањују ефикасност резултата и могу се оптимизирати на различите начине.

ВФД - дијаграми радних процеса који описују пословне процесе нижег нивоа. Развој бизниса може значајно да се промени ако знате не само вертикалну хијерархију акција, већ и хоризонталну хијерархију. Шта то значи?

Ако погледате, дијаграми ВФД-а представљају мрежу временских оквира, сваки графикон је одговоран за одређени процес. Претпоставимо да испорука робе траје два дана - распоред означава почетак и крај процеса. Затим долази догађај стављања робе у трговачки спрат, а овај процес почиње тек пошто је испорука завршена. Подаци се графички приказују секвенцијално. Догађаји, операције и акције могу се преплетати ако се извршавају истовремено. Погодно је започети развој пословања у раној фази на тај начин, одређујући колико је потребно за пун производни циклус.

Закључци

За мало или велико, ново или старије предузеће, потребно је разумевање онога што је пословни процес. У свакој фази животног циклуса фирме, оптимизација производње може значајно утицати на даљи развој. На крају крајева, главни циљ постојања било које организације данас је задовољство потреба потрошача. А ако је клијент задовољан, остварит ће профит. Веза овде је директно пропорционална. Што је већи ниво задовољства купаца, већи је профит компаније. И то се може постићи само анализом и промјеном процеса унутар предузећа.